Privatlivspolitik

Indledning

VIA Retshjælp anser beskyttelsen af personoplysninger som en grundlæggende og integreret del af vores virke som juridisk rådgivningsenhed. Fortrolighed, integritet og ansvarlig behandling af oplysninger er bærende principper i vores arbejde. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan VIA Retshjælp indsamler, behandler, opbevarer og beskytter personoplysninger i forbindelse med levering af retshjælp samt i øvrige relationer til brugere, klienter og samarbejdspartnere.

VIA Retshjælp behandler og opbevarer personoplysninger inden for EU/EØS og tilstræber til enhver tid at kunne dokumentere overholdelse af gældende databeskyttelsesretlige regler, herunder Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (databeskyttelsesforordningen) samt den danske databeskyttelseslov.

Dataansvarlig

VIA Retshjælp er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der indsamles og behandles som led i vores virksomhed. Det indebærer, at VIA Retshjælp fastlægger formålene med og midlerne til behandlingen af personoplysninger. Henvendelser vedrørende personoplysninger kan rettes til post@viaretshjaelp.dk.

Grundlæggende behandlingsprincipper

VIA Retshjælp behandler personoplysninger i overensstemmelse med følgende principper:

• Oplysninger behandles lovligt, rimeligt og gennemsigtigt.
• Oplysninger indsamles til udtrykkeligt angivne og legitime formål.
• Der behandles alene oplysninger, der er relevante og nødvendige i forhold til det konkrete formål (dataminimering).
• Oplysninger holdes ajourførte, og urigtige oplysninger berigtiges eller slettes.
• Oplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt.
• Oplysninger behandles fortroligt og beskyttes ved passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
• VIA Retshjælp kan dokumentere overholdelse af ovenstående principper (ansvarlighed).

Hvilke personoplysninger vi indsamler

VIA Retshjælp kan behandle følgende kategorier af personoplysninger:

Almindelige personoplysninger

• Navn
• Adresse
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Fødselsdato
• Oplysninger om lejemål, økonomiske forhold og korrespondance

Følsomme oplysninger og særlige kategorier

I det omfang det er nødvendigt for sagens behandling, kan VIA Retshjælp behandle:

• CPR-nummer
• Oplysninger om sociale forhold
• Oplysninger om økonomiske forhold
• Eventuelle andre oplysninger, som klienten selv fremsender som led i sagsbehandlingen

Behandling af sådanne oplysninger sker udelukkende, når der foreligger et gyldigt behandlingsgrundlag.

Formål og behandlingsgrundlag

Levering af retshjælp

Personoplysninger behandles med henblik på:

• Vurdering af henvendelser og sagsoprettelse
• Juridisk rådgivning og sagsbehandling
• Korrespondance med modparter, offentlige myndigheder, husleje- og beboerklagenævn mv.
• Eventuel bistand ved retlige skridt

Behandlingsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, artikel 6, stk. 1, litra c, hvor relevant, artikel 6, stk. 1, litra f, og artikel 9, stk. 2, litra f, hvor følsomme oplysninger behandles.

Administration og drift

Oplysninger kan behandles til intern administration, IT- og sikkerhedsformål, dokumentation, arkivering og kvalitetssikring. Behandlingsgrundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).

Markedsføring via e-mail

VIA Retshjælp sender kun markedsføringsmateriale via e-mail efter forudgående samtykke. Behandlingsgrundlaget er artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke). Samtykke kan til enhver tid tilbagekaldes.

Deling af personoplysninger

VIA Retshjælp videregiver ikke personoplysninger til tredjemand, medmindre det er nødvendigt for at levere den ønskede ydelse eller følger af lov.

Oplysninger kan deles med eksterne advokater eller rådgivere, offentlige myndigheder og klagenævn samt IT-leverandører og systemudbydere (databehandlere).

Der indgås databehandleraftaler med relevante leverandører i overensstemmelse med artikel 28 i databeskyttelsesforordningen. Personoplysninger anvendes ikke til tredjemands markedsføring.

Opbevaringsperiode

Personoplysninger opbevares alene så længe, det er nødvendigt i forhold til formålet.

Sagsoplysninger opbevares som udgangspunkt i op til 5 år efter sagens afslutning af hensyn til dokumentation og eventuelle retskrav, medmindre længere opbevaring følger af lovgivning eller konkret vurdering.

Ansøgninger om ansættelse opbevares ikke længere end nødvendigt og slettes som udgangspunkt senest 6 måneder efter afsluttet rekrutteringsproces, medmindre samtykke til længere opbevaring foreligger.

Behandlingssikkerhed

VIA Retshjælp har implementeret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med henblik på at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, utilsigtet tab eller sletning, uretmæssig videregivelse og misbrug.

Adgang til personoplysninger er begrænset til personer med sagligt behov.

Klageadgang

Hvis du ønsker at klage over VIA Retshjælps behandling af dine personoplysninger, kan du rette henvendelse til VIA Retshjælp på post@viaretshjaelp.dk.

Du har endvidere ret til at indgive klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.

Ændringer

VIA Retshjælp forbeholder sig retten til at opdatere denne privatlivspolitik. Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på vores hjemmeside.

Senest opdateret: Februar 2026